Check In Online

Descrizione

Il Check in Online è una funzionalità esclusiva indirizzata alle aziende che hanno una pagina web Avantio.

Vantaggi

Questo nuovo strumento faciliterà la gestione del processo del Check in permettendo al turista di fornire tutti i suoi dati in maniera automatica. In questo modo avrete a disposizione tutti i dati dei turisti prima del loro arrivo

Come novità della nuova versione lanciata a gennaio 2020, il check-in online chiude il processo completo di registrazione dei turisti, dando la possibilità di fotografare il documento,fare una  foto selfie, registrare la firma del viaggiatore e altri documenti, e inviare automaticamente i dati riportati alla Polizia*.

(*solo per i mercati per i quali è disponibile l'invio automatico alla Polizia)

Configurazione

Per le prenotazioni in attesa del check in, potete inviare un link al turista sollecitando che proceda alla finalizzazione del processo di Check in Online. Questo Link lo rimanderà alla vostra pagina web dove potrà inserire i suoi dati ed i dati degli occupanti, in base a quelli da voi stabiliti come obbligatori.

*il link del check-in online deve essere inserito manualmente nel modello desiderato, utilizzando il bottone "Inserisci Campo" #checkInOnlineLink#

Come si configura?

Per configurare questi dati, accedete al menu generale che trovate nella sezione Configurazione - Check in Online e cliccate su Modifica.

Novità nella configurazione -  2020

CONFIGURAZIONE GENERALE:

• Rendere visibile il prezzo della prenotazione: possibilità di scegliere se mostrare o meno il prezzo con cui è stata realizzata la prenotazione. Si tratta di un’opzione utile nel caso di prenotazioni effettuate da collaboratori come tour operator o agenzie di viaggio che aggiungono la propria commissione al prezzo che viene visualizzato nel nostro sistema.
• Specificare il tipo di occupanti: (opzione disponibile solo per agenzie italiane o agenzie con alloggi in Italia)
• Mostra componente carta di credito: da all'ospite la possibilità di vincolare una carta di credito alla propria prenotazione dall'interfaccia del Check-in Online in forma opzionale.
• Limite per realizzare il check-in online: premette algi ospiti di realizzare il check-in online fino (alla data di check-out,alla data di check-in, x giorni prima del checkin, x giorni dopo il check-out, o specificare x giorni prima del check-out.)

AVVISI ALL’OCCUPANTE

Come novità nella configurazione degli avvisi è stata aggiunta la possibilità di scegliere gli  stati della prenotazione in cui si deve inviare il promemoria del check-in:

Nella sezione  “Avvisi” si possono configurare fino a due promemoria  nel caso in cui il turista non abbia realizzato il Check-in online. Questa nuova versione del Check-in mette a disposizione del cliente un modello per il nuovo check-in e uno di promemoria del check-in realizzati da Avantio ma personalizzabili e che mirano a orientare il turista verso il completamento del processo del Check-in online.Se ad ogni modo disponete già di un modellino per il check-in e desiderate continuare ad utilizzarlo, vi basterà semplicemente selezionarlo nel campo “Con il modello→ Seleziona”

Previamente dovete aver pertanto creato un modello di email da associare a questo avviso

• Il sollecito verrà inviato durante la notte: nel caso in cui ci fosse una prenotazione con check in nel giorno stesso, il sollecito non verrà inviato.

• Il sollecito del check in online verrà inviato solo per le prenotazioni che rispettano lo stato che è stato selezionato nella configurazione.

Con le prenotazioni del portale Muchosol, i reminder del Check-in online vengono inviati solo se la prenotazione risulta allo stato "Confermata" nel momento previsto per l'invio degli stessi. Le prenotazioni Muchosol non rispettano infatti la configurazione stabilita per gli stati di prenotazione previsti per l'invio dei reminder

Novità 2020: Processo di registrazione degli occupanti

PASSO 1 - IDENTIFICAZIONE:

Validazione dell’identità: selezionate dal menù a tendina una delle opzioni disponibili per la validazione dell’identità:

• Non mostrare → viene mantenuto il formulario classico
• Fotografia del documento  → foto del documento e lettura dell’MRZ
• Fotografia del documento → foto del documento e lettura dell’MRZ + selfie

Le agenzie che scelgono  l'opzione di validazione attraverso la fotografia del documento o fotografia del documento + selfie, devono aggiornare i termini e le condizioni della propria web per rispettare la GDPR, indicando una frase del tipo:

"Per garantire e velocizzare il processo di check-in, vengono richiesti al turista l'immagine del documento e un selfie che verranno utilizzati secondo la normativa in vigore di GDPR. Le immagini dei documenti e il selfie verranno automaticamente eliminati il giorno del check-out della prenotazione"

Con le Carte d'Identità italiane cartacee i dati del documento non si possono registrare in maniera automatica all'interno del sistema dal momento in cui il documento in questione non presenta il codice MRZ necessario per la lettura corretta dei dati

PASSO 2 - DATI:

Nella sezione "Campi necessari per realizzare il check in" si possono configurare i dati che l’agenzia desidera richiedere per le categorie dei Clienti, Occupanti e per gli Accompagnanti. Di default il sistema prevede già la configurazione di alcuni campi basici. Per personalizzare i campi, è possibile aggiungere e/o togliere tutti gli elementi che necessitate, spostando i campi dalla colonna “Campi da scegliere” a “Campi scelti” e viceversa.All’interno della sezione “Campi Scelti”, si possono selezionare i campi obbligatori inserendo la spunta nella casella corrispondente nella colonna di destra. I campi che non vengono selezionati come “Obbligatori” verranno mostrati come opzionali.Per la categoria “Accompagnanti” vi è la possibilità di differenziarli tra adulti e bambini e anche di specificare l’età dei bambini.

Per le prenotazioni registrate in alloggi  che si trovano nel territorio italiano, il processo di Check-in Online richiederà automaticamente di compilare anche il dato del Codice Fiscale nel caso di:

• utenti di nazionalità italiana
• utenti di nazionalità straniera con residenza in Italia

Il dato in questione non appare pertanto tra i campi configurabili nel PASSO 2 - DATI della configurazione del Check-in Online all'interno del VRMS, bensì verrà richiesto automaticamente dal sistema nel caso in cui gli occupanti e/o gli accompagnanti rispettino le casistiche menzionate.

PASSO 3 - INFORMAZIONI SULLA PRENOTAZIONE:

Nella  sezione “Informazioni sulla prenotazione” si può indicare come passo obbligatorio per il turista il fatto che specifichi l’ora di arrivo, l’ora di partenza e il mezzo di trasporto che andrà ad utilizzare per gli spostament

PASSO 4 - CARTA DI CREDITO

(funzionalità disponibile solo per le agenzie  che dispongano dell’Intranet del turista PCI Wallet)

Potete attivare la possibilità di sollecitare i dati della carta di credito come passaggio obbligatorio nel processo del Check-in Online. Questi dati verranno immagazinati nel PCI Wallet e potranno poi essere processati secondo la configurazione delle piattaforme di pagamento utilizzate

PASSO 5 - FIRMA:

Selezionate i documenti su cui si dovrà apportare la firma richiesta al turista. Può consistere  in un contratto d’affitto o un qualsiasi altro documento che l’agenzia consideri importanteNOTA: Nei modelli selezionati dovrete aver previamente introdotto il campo della firma nella sezione del documento in cui verrà importata la firma digitale

• Il Check-in Online consiste in un modulo compreso nel pacchetto Web Enterprise. Esso può però anche essere aggiunto ad altri pacchetti inferiori con un costo aggiuntivo
• Per maggiori informazioni, contattate il nostro dipartimento di Assistenza

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